Le rapport d'activité

J'ai eu des questions au sujet du rapport d'activité évoqué dans mon précédent post. On me demande notamment d'envoyer un modèle type.

Je n'en ai pas. Le rapport d'activité est adapté à l'activité de chaque employé ou stagiaire et diffère profondément de l'un à l'autre :

- mes 2 stagiaires font de la prospection. Pour eux le rapport est tout trouvé : c'est leur fichier de prospection. Il contient la date, les coordonnées de la société contactée, le nom du contact, etc. ainsi que la situation actuelle et la suite à donner à la prospection. Tout ça sur un fichier excel.

- Un de mes employés est sur un projet de site web. Son rapport est un cahier des charges de l'ensemble des tâches à réaliser avec leur état d'avancement. Il me joint parfois d'autres documents, comme un plan du site sous PowerPoint, par exemple.

- L'autre employé fait du développement. Il a aussi un cahier des charges, mais plus réduit. Et me décrit l'avancée de son développement.

Ensuite chacun adapte son rapport d'activité à sa manière, à la façon qui lui correspond. Ainsi mes 2 stagiaires qui font la même activité ont des rapports sensiblement différents.

Je me suis rendu compte par expérience que le rapport d'activité doit avoir 3 objectifs :

- Permettre à l'employé de s'organiser et de gérer son activité. Si le rapport est perçu par l'employé uniquement comme un outil de contrôle, il est mal tenu.

- Permettre au patron de suivre le travail de ses employés mais aussi à les aider, les orienter...

- Valoriser le travail de l'employé. Comme le sous entendait un commentateur anonyme dans le précédent post, le fait de ne pas être au bureau peut nuire à l'efficacité et à la motivation du personnel. Il faut donc lire systématiquement le rapport du salarié et le commenter pour le lendemain. C'est sans doute la tache la plus difficile !